L’organisation d’événements est l’un des rares métiers où deux jours ne se ressemblent pas. Chaque événement organisé par un planificateur d’événements peut être très différent. C’est ce qui fait de la planification d’événements l’un des emplois les plus stressants au monde. Mais cela nous a fait réfléchir : comment décrire au mieux une journée « typique » dans la vie d’un guide organisateur événementiel … s’il n’y avait pas de journées typiques ?
Nous avons mené une enquête spécialement pour les organisateurs d’événements afin d’essayer d’avoir un aperçu de leur vie chargée. Les résultats ont été très intéressants.
Autres noms pour les organisateurs d’événements
Tout d’abord, les organisateurs d’événements portent de nombreux noms. Notre enquête a révélé que les planificateurs d’événements portent plusieurs titres différents, notamment
- Coordinateur de conférence,
- Planificateur de réunion,
- Planificateur d’événements,
- Coordinateur d’événement,
- Responsable des événements d’entreprise,
- Responsable de l’enregistrement,
- Gestionnaire d’événements,
- Spécialiste des événements,
- Directeur des événements.
Tant de choses à faire, si peu de temps
Sur la base de notre enquête, nous avons constaté que les organisateurs d’événements planifient en moyenne cinq à neuf événements par an. La planification de ces événements peut prendre de deux jours à un mois entier, selon la taille de l’événement. Et pendant ce mois de planification d’un événement, plus de 42% des planificateurs travaillent 15 à 20 heures par jour ! Par conséquent, plus de la moitié des organisateurs interrogés ne dorment en moyenne que cinq heures pendant le processus de planification de l’événement.
Trouver le bon lieu
Lorsqu’il s’agit de choisir un lieu pour organiser un événement, les planificateurs d’événements ont la vie dure. Il y a tant d’options à choisir, avec de nombreux facteurs variables à prendre en compte. Toutefois, lorsqu’il s’agit de choisir les facteurs, 47 % des organisateurs d’événements ont indiqué que le coût était le plus important et 43 % ont déclaré que le lieu était le plus important. Bien que ces facteurs soient assez évidents, nous avons été surpris de constater que 74 % des organisateurs d’événements ont déclaré que la diversité des offres culinaires était importante dans le choix d’un lieu de réunion.
Pendant l’événement
Le chaos du jour de l’événement
Selon les planificateurs d’événements avec lesquels nous nous sommes entretenus, un événement dure généralement trois jours. Pendant ces trois jours, les planificateurs d’événements sont dans l’œil du cyclone. C’est à ce moment-là qu’ils sont au plus fort de leur stress, 45 % d’entre eux déclarant qu’ils n’ont en moyenne que trois heures de sommeil par nuit. Une des raisons pour lesquelles les planificateurs d’événements perdent le sommeil pendant l’événement est qu’il n’y a généralement qu’un ou deux employés spécialisés par événement. En outre, ce planificateur d’événements unique est chargé de jongler avec cinq à dix professions différentes lors de leurs événements.
Activités pour les participants
Vous vous demandez peut-être comment un organisateur d’événements choisit les activités à inclure dans un événement. D’après notre enquête, il s’agit de choisir des activités qui inspirent des liens. C’est pourquoi 48 % des organisateurs incluent une activité de consolidation d’équipe et 47 % une activité de golf.
Bien qu’il ne s’agisse pas d’une activité, je suis sûr que vous pouvez deviner quel est l’équipement le plus demandé lors d’un événement… le WiFi gratuit !
Fait amusant : 66% des organisateurs d’événements comptent sur la caféine pour les aider à passer la journée.
Après l’événement
Le temps de se détendre
Une fois l’événement terminé, les organisateurs peuvent se détendre, non ? Pas si vite – la plupart des organisateurs d’événements signalent que la planification de leur prochain événement commence une semaine ou moins après le dernier ! En effet, la plupart des organisateurs d’événements doivent réserver les grandes réunions plus de trois ans à l’avance et les petites réunions plus de six mois à l’avance.
Nous avons demandé aux organisateurs d’événements comment ils aimaient passer le temps d’arrêt minimal. Les résultats de notre enquête l’ont montré :
- 48 % se détendent avec un film,
- 39% se détendent à la plage,
- 20% prennent un « séjour » ou une journée de spa,
- 20 % de rattrapage avec la famille et les amis,
- 16 % font de l’exercice et reprennent une routine saine.
L’avenir des événements
L’industrie des réunions et des événements est énorme et continue à se développer chaque année.
Fait amusant : de nombreux organisateurs d’événements se perfectionnent, notamment en ce qui concerne les applications mobiles et les médias sociaux
Nous savions que les organisateurs d’événements avaient un travail difficile et que chaque jour était différent. Mais nous ne savions pas à quel point chaque jour pouvait être différent. Cette enquête nous a permis d’apprécier encore plus nos amis organisateurs d’événements qui à la suite d’une formation évènementielle travaillent dur et nous espérons que vous avez apprécié ce regard exclusif sur la vie trépidante d’un organisateur d’événements.